KPN onderkent het belang van uw privacy en verwerkt daarom de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt op een deugdelijke manier. Op deze pagina lees je het privacy statement dat wij hanteren voor sollicitanten (1.1 t/m 1.10) en het privacy statement voor medewerkers (2.1 t/m 2.8).
1. 1 Wie is verantwoordelijk?
Wanneer u gegevens met ons deelt omdat u geïnteresseerd bent om te werken bij KPN, is KPN B.V., Wilhelminakade 123 te Rotterdam de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.
1. 2 Voor wie geldt dit statement?
Dit privacy statement is van toepassing op de persoonsgegevens van sollicitanten en potentiële kandidaten die in het wervingsproces van KPN worden verwerkt. Dit is inclusief de bezoekers van de website jobs.kpn.com. Zij is niet van toepassing op persoonsgegevens van onze medewerkers, partners, klanten noch op persoonsgegevens die KPN voor andere doeleinden verzamelt.
1.3 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Als een van onze recruiters u benadert of u solliciteert op een van onze vacatures via onze website, dan nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze administratie. Wij gebruiken uw gegevens tijdens het recruitmentproces op basis van een gerechtvaardigd belang of toestemming voor de onderstaande doelen:
1.4 Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verstrekken uw persoonsgegevens enkel aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden, zoals beoogd leidinggevenden, medewerkers van de HR-afdeling, en/of gesprekspartners indien u voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd. Uw informatie wordt als vertrouwelijk behandeld. Wanneer dat voor de functie vereist is, verstrekken wij persoonsgegevens aan derden die ons helpen bij de beoordeling of u geschikt bent voor de functie:
a. (assessment of screening)bureaus; b. de psycholoog of degene die is belast met het assessment als de sollicitant een psychologische keuring of een assessment krijgt en alleen als dat nodig is voor de keuring of het assessment; c. anderen als dat nodig is in het kader van een antecedentenonderzoek. Zie ook punt 2.4.
Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om, u kunt er van uit gaan dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat deze conform wet- en regelgeving verwerkt worden. Uw gegevens worden niet doorverkocht.
1.5 Welke gegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens die wij van u verwerken zijn onder andere uw naam, adres, geslacht, contactgegevens, curriculum vitae, genoten opleidingen en eventuele testresultaten. Naast de door u aangeleverde persoonsgegevens kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken die zijn aangeleverd door derden, zoals wervings-, assessments of screeningbureaus, door u opgegeven referenties en voormalige werkgevers. Tijdens het zoeken naar geschikte kandidaten kunnen wij openbare bronnen zoals zoekmachines en gedeelten van social media die niet privé zijn raadplegen en gebruiken om geschikte kandidaten te benaderen. Bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, gezondheid, vakbondslidmaatschap, politieke of religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid evenals andere categorieën die door de wet worden onderkend verwerken wij niet.
De verschillende persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen conform de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) zoals deze binnen Nederland geldt verwerkt worden.
1.6 Onvolledige/onjuiste informatie
Wij wijzen u erop dat u niet verplicht bent om alle door ons gevraagde informatie te verstrekken, maar dat uw kandidatuur voor een vacature waarop u solliciteert mogelijk niet meegenomen wordt in de wervingsprocedure omdat ons niet alle gevraagde informatie ter beschikking is gesteld. Wij gaan er van uit dat u ons naar eer en geweten voorziet van juiste en volledige informatie en geen relevante informatie weglaat. Het verstrekken van onjuiste dan wel onvolledige informatie kan ertoe leiden dat u niet in aanmerking komt de positie waarop u solliciteert in te vullen.
1.7 Wat doen wij bij een screening/aanstellingsonderzoek?
Op het moment dat uw het aanstellingsaanbod van KPN accepteert. Worden de gegevens die u met ons heeft gedeeld gebruikt voor het uitvoeren van een screening. Dit noemen wij een aanstellingsonderzoek. Een standaard aanstellingonderzoek wordt uitgevoerd door KPN recruitment of externe werving of screeningsbureaus en bestaat uit:
Indien u niet wilt meewerken aan het aanstellingsonderzoek of wanneer er op basis van het onderzoek een negatief advies wordt gegeven kunt u niet bij KPN in diensttreden. Op dat moment komt het aanstellingsaanbod te vervallen en worden uw gegevens verwijderd.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw (gepseudonimiseerde) persoonsgegevens worden zo lang bewaard als noodzakelijk is om het wervingsproces af te ronden en om de gegevens om te zetten naar statische informatie voor analyseren en verbeteren van ons wervingsproces.
Indien KPN besluit u een aanbod te doen en u ons aanbod aanvaardt, zullen alle relevante persoonsgegevens die werden verzameld tijdens het wervingsproces deel uitmaken van uw personeelsdossier. Deze persoonsgegevens zullen worden bewaard in overeenstemming met de specifieke vereisten die gelden.
Als wij u geen aanbod doen, zullen wij uw persoonsgegevens binnen vier weken na beëindiging van het wervingsproces verwijderen, dan wel een minimale gepseudonimiseerde set aan persoonsgegevens van u bewaren om analyses uit te voeren en om uw sollicitatie-activiteit bij ons te registeren (maximaal 1 jaar).
1.8 Hoe verzamelen we je gegevens?
Afhankelijk van je arbeidsrelatie, direct bij KPN in dienst of als een externe medewerker, leveren jij en/of je leverancier persoonsgegevens tijdens de indiensttreding (“onboarding”) aan. Onze ervaring is dat hoe meer je zelf kunt doen, hoe minder fouten er gemaakt worden.
We willen je indiensttreding graag foutloos, snel én veilig laten verlopen. De KPN Onboarding app helpt je hierbij. Als je deze wilt gebruiken, dan doorloop je enkele stappen. In twee minuten is je onboarding gepiept. Allereerst ontvang je van ons een QR-code. Als je deze met de app scant weet de app welke gegevens jij wel, maar vooral ook niet met KPN hoeft te delen voor jouw indienstreding. Denk aan je persoonsgegevens, kopie ID bewijs, BSN, pasfoto, controlefoto, maar ook je keuze voor je roepnaam en/of achternaam van je partner. Alles wat je bij andere bedrijven nog per post of e-mail moet doen. En dat is minder veilig én foutgevoelig.
De KPN Onboarding app haalt deze gegevens van je ID bewijs af. Vervolgens kun je deze aanvullen.
Houdersverificatie
En om er zeker van te zijn dat de gebruiker van de app ook de houder van het ID-bewijs is, controleren we dat met een selfie. Dat werkt als volgt. De app heeft je pasfoto van je ID-bewijs gehaald. Vervolgens maak je een met de app een foto van je gezicht (selfie). Deze gebruiken we om te valideren of jij de houder bent. Dat doen we met behulp van Microsoft Azure Face Verificatie. Deze service is ontworpen om de vraag te beantwoorden: zijn deze twee foto’s van dezelfde persoon? Om dit te controleren worden je pasfoto en selfie beiden
versleuteld. Microsoft Azure Face Verificatie vergelijkt deze twee versleutelde foto’s en geeft KPN een matchscore. Als de score hoog genoeg, kun je met de app door naar de volgende stap: alle gegevens controleren en verzenden. Alle informatie is dan uit de app verwijderden is veilig naar KPN gestuurd. Er worden dus geen afbeeldingen of andere gegevens in de app of bij Microsoft opgeslagen, noch openbaar gemaakt of gebruikt voor een ander doel dan deze éénmalige verificatie. De selfie-foto wordt nog tijdelijk 7 dagen bij KPN bewaard om steekproefsgewijs een menselijke controle te doen van de selfie en de pasfoto. Na 7 dagen wordt hij automatisch definitief vernietigd. Je pasfoto van de ID-bewijs is de enige foto die KPN dan heeft, en wordt conform KPN security beleid op de KPN Company Card gezet, zodat je je daarmee kunt legitimeren. Dat is allemaal uitvoerig getest en juist bevonden, volgens onze KPN Security Policy. En geloof ons maar, die is streng.
1.9 Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u het recht KPN te verzoeken om:
Indien uw gebruik wil maken van uw rechten, kun u een verzoek indienen via privacyofficer@kpn.com. Binnen een maand nadat KPN een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten ontvangen, zal KPN u informeren. Daarbij zal KPN aangeven of en hoe aan het verzoek gevolg gegeven zal worden en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan KPN de reactietermijn van een maand verlengen. KPN zal in dat geval binnen één maand kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt.
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming voor werving of beoordeling van geschikte kandidaten dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.
Wanneer u een klacht heeft over de wijze waarop KPN uw persoonsgegevens gebruikt of uw rechten toepast dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de AP). U kunt uw klacht delen via de website van de AP.
1.10 Contact
Heeft u vragen over dit privacy statement of over het wervingsproces bij KPN dan kunt u contact opnemen met uw recruiter via kpn-recruitment@kpn.com. Wilt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van KPN, neem dan contact op met dhr. J. Jongenelen via privacyofficer@kpn.com.
2. Privacy statement voor medewerkers
Inleiding
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de AVG) is sinds 25 mei 2018 van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. KPN B.V. (hierna te noemen KPN) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van zijn medewerkers. KPN respecteert de privacy van zijn medewerkers en verwerkt alleen hun persoonsgegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving.
Dit privacystatement gaat over de verwerkingen die worden verricht door of voor KPN als werkgever. Ook als de verwerkingen gebeurt door derden is KPN verantwoordelijk.
Dit statement heeft tot doel aan te geven hoe KPN omgaat met de persoonsgegevens van medewerkers.
2.1 Voor wie geldt dit privacystatement?
Voor alle medewerkers in dienst van KPN (EP), voor alle externe medewerkers (zowel Overig Personeel, als Ander Personeel als Uitzend Personeel) en voor alle ex-medewerkers.
2.2 Waarom gebruiken wij jouw gegevens?
In de AVG is vastgelegd dat je als werkgever altijd een rechtsgrond (ook wel een juridische reden) moet hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Bij KPN zijn dit de rechtsgronden voor het verwerken van gegevens:
Uitvoering (arbeids-)overeenkomst
KPN verwerkt persoonsgegevens om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Denk hier bijvoorbeeld aan het betalen van het salaris.
Voldoen aan wettelijke plicht
In een groot deel van de gevallen verwerkt KPN persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op KPN rust. Een voorbeeld hiervan is het bijhouden van het Burgerservicenummer voor de aangifte inkomstenbelasting voor EP.
Gerechtvaardigd belang
KPN mag in gevallen waarbij wij een gerechtvaardigd belang hebben jouw persoonsgegevens gebruiken voor het realiseren van een aantal doelen genoemd onder punt 2.4 van dit statement. Wij moeten dan vooraf hebben getoetst dat ons belang zwaarder weegt dan jouw recht op privacy. Een aantal voorbeelden hiervan zijn het beschermen van onze eigendommen door cameratoezicht, het coachen van klantenservice medewerkers op basis van telefoonopnames, uitvoeren van reisberekeningen conform ons sociaal plan en het onderzoeken van integriteit van onze medewerkers in specifieke situaties.
Toestemming
Soms vragen we vooraf toestemming om jouw gegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld of jij het goed vindt dat jouw foto wordt geplaatst op TEAMKPN. Een toestemming kan je altijd zelf weer intrekken.
2.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Binnen de arbeidsrelatie verwerkt KPN diverse persoonsgegevens van jou, zoals:
2.4 Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?
KPN verwerkt persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die KPN met jou heeft gesloten. Jouw gegevens worden voor verschillende doelen in verschillende systemen opgeslagen zoals in de personeelsadministratie, verzuimregistratie en salarisadministratie.
KPN verwerkt jouw persoonsgegevens voor deze doelen:
2.5 Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?
Conform de AVG bewaart KPN jouw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor jouw persoonsgegevens worden verzameld en/of verwerkt. Wanneer persoonsgegevens voor de genoemde doelen niet meer relevant zijn, verwijdert KPN deze.
Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bewaart KPN tot 7 jaar nadat je uit dienst bent, conform de wettelijke bewaartermijn.
Loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs bewaart KPN tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst, conform de Wet op de loonbelasting 1964.
Voor meer informatie over specifieke bewaartermijnen zie het document Bewaartermijnenlijst HR.
2.6 Met wie delen wij persoonsgegevens?
KPN verstrekt jouw persoonsgegevens aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden, zoals leidinggevenden en de medewerkers van HR, Finance en Security. Jouw gegevens worden alleen met deze medewerkers gedeeld als dit noodzakelijk is voor de functie of werkzaamheden. Zo heeft een leidinggevende bijvoorbeeld alleen inzage in de personeelsdossiers van het eigen aandachtsgebied.
KPN deelt gegevens met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is, voor het leveren van een dienst in opdracht van KPN of omdat dit verplicht is vanuit de wet. Als deze derden bij het uitvoeren van hun diensten toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, dan heeft KPN afspraken gemaakt hoe deze gegevens gebruikt mogen worden en op welke manier deze beveiligd zijn en met welke bewaartermijn. Ook als KPN met een partij werkt van buiten de Europese Economische Ruimte, maken we duidelijke afspraken om te zorgen voor de bescherming van jouw gegevens. In zulke gevallen zijn er zogenaamde standaardbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. KPN deelt gegevens met de volgende ontvangers of categorieën van ontvangers:
2.7 Wat zijn jouw rechten op grond van de AVG?
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten over jouw persoonsgegevens:
Indien je gebruik wil maken van bovenstaande rechten, kun je een verzoek indienen bij jouw HR adviseur.
2.8 Wat doe je bij vragen of als je een klacht hebt over je privacy?
Het kan zijn dat je, vragen hebt over de wijze waarop KPN persoonsgegevens verwerkt, ondanks de zorgvuldige aanpak.
Versie 4, laatste wijzigingen Privacy Statement Sollicitanten oktober 2020
laatste wijzigingen Privacy Statement Medewerkers mei 2021
Versie 5, laatste wijzigingen Privacy Statement Sollicitanten oktober 2020
laatste wijzigingen Privacy Statement Medewerkers april 2022
Versie 6, laatste wijzigingen Privacy Statement Sollicitanten oktober 2020
laatste wijzigingen Privacy Statement Medewerkers juli 2022